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03.014:海外教育项目预支现金

状态:

批准

有效:

二零零八年十一月二十一日

由:

Frank Corris |首席采购官

认可:

凯西·克伦德尔|执行副校长兼教务长

批准:

罗德里克J. 麦克戴维斯|总统

档案副本上的签名和日期

  1. 目的

    本政策规定了向参加由newbb电子平台赞助并由海外教育办公室管理的海外教育项目的大学员工提供项目现金预支(“PCAs”)的流程.

  2. 计划

    尽最大可能, 海外教育项目的费用应使用预付费用或使用newbb电子平台购买卡计划进行管理. 在购卡不能完全满足计划需要的情况下, 费用也不能全额预支, 旅游办公室可以为参加官方海外教育项目的大学员工提供托福考试. 只有在接受方承认并同意以下规则和要求的情况下，才会颁发常设证书:

    1. PCA将不会在出发日期前10个工作日内签发. 此政策的任何例外都必须得到海外教育办公室主任和财务高级助理副总裁的批准.

    2. 任何pca都不会低于500美元.

    3. 在例外情况下, “循环”PCA可以发给负责国内项目的员工. 循环帐目必须在每个财政年度结束时进行核对.

    4. 用于海外教育考试, 在海外教育项目期间，员工被允许参加多次无拖欠的个人考试.

    5. 如果PCA违约, 在拖欠问题得到解决之前，不会再向该个人发放预付款.

    6. 任何未使用的资金和一个完整的 项目费用报告 (PER)必须在项目业务结束后的15个日历日内提交给海外教育总监. 未使用的款项必须由海外教育总监或其指定人员立即存入会所出纳处.

    7. 海外教育主任必须在项目业务结束后30天内审核和批准PER，并将其提交给旅游办公室.

  3. 政策和程序

    1. newbb电子程序

      通过完成海外教育申请PCA 节目预选表. 至少在出发日期前30天，提交完整的申请表 节目预选表 给海外教育总监，由他提交 节目预选表 至少在旅行前20个工作日寄至213A HDL中心采购服务部. 在需要更多时间进行PCA处理的情况下, 政策的例外情况必须由海外教育主任批准并转发给旅游办公室.

    2. 批准

      此表格必须由海外教育总监批准并签署, 185年林德利, 或其指定人员，然后转发给采购服务差旅办公室, 213A HDL中心.

    3. 收到预付款

      支票将邮寄给员工, 或者资金将直接存入员工的银行账户, 根据他或她的指示 节目预选表. 直接存入预付款, 该员工必须在大学的直接存款计划中登记，用于支付工资.

    4. 核算费用并返还剩余的美元

      1. 在项目业务结束后的15个日历日内，员工将提交一份完整的 项目费用报告 到林德利街185号的海外教育办公室进行初步审计.

        1. 现金必须以美元退还.

        2. 非现金退款应以个人或银行本票的形式开具给newbb电子平台.

        3. 所有退回的款项必须存入财务处. 财务司司长发出的付款收据必须附在 项目费用报告.

      2. 留学教育办公室将提交一份经批准的 项目费用报告，同时还有 直接付款表格 以及任何退款的收据副本(如适用), 到采购服务, 213A HDL中心, 从海外教育项目旅行返回之日起30个日历日内.

      3. 用于计算, 团体旅游的结束是留学项目业务结束的日期. 如果旅客不直接返回newbb电子平台, 她或他必须作出安排，提交填妥的个人资料及所有正本收据, 以及退还任何未使用的款项, 项目业务结束后15个日历日内, 如上所述.

      4. 拖欠超过60个日历日的旅客, 在证实费用或退还剩余资金时, 将会被扣除未付余额总额吗.

      5. 如提交 项目费用报告 是否超过60天的拖欠，旅行者将没有资格获得未来的预付款.

      6. 获得循环例外的PCA必须在每个财政年度结束前进行协调(或根据上述时间表，如果在财政年度结束前不再存在这种需要)。. A 节目预选表 和 项目费用报告 必须提交给采购服务处旅游办事处, 213A HDL中心, 以更新旋转PCA.

评论家

本政策的修订建议应由以下人员进行检讨:

  1. 总统

  2. 执行副校长兼教务长

  3. 行政工作人员

  4. 财务高级助理副总裁

  5. 海外教育办公室主任

  6. 控制器

  7. 审计、风险和合规办公室主任

  8. 政策及程序检讨委员会

表格、参考资料和历史

  1. 形式

    以下表格适用于本保单:

    1. 项目预表可通过以下途径获得 http://www.OHIO.edu/finance/forms (按字母顺序排列在“海外教育”下).

    2. 项目费用报告可从海外教育办公室获得.

    3. 直接付款表格可透过 http://www.OHIO.edu/finance/forms.

  2. 参考文献

    没有与此政策相关的项目.

  3. 历史

    本政策草案已分发以供审查, 他们的封面备忘录, 他们的形式, 和审稿人对它们的评论可以在 有密码保护的评论网站.

    该政策之前的唯一版本于2008年11月21日获得批准.