1. Overview

   newbb电子平台致力于为学生提供一个安全可靠的环境, parents, faculty, staff, volunteers and visitors. newbb电子平台也致力于保护大学的物理, intellectual and financial resources.  这项政策旨在确保在保护大学资源的同时，为校园社区维护一个安全可靠的环境.

   本政策规定了进行就业前背景核查和检查申请人是否有资格和适合newbb电子平台职位的工具.  背景调查过程中发现的信息将仅用于评估入围者是否适合就业，不会用于基于种族歧视入围者, color, religion/creed, sex/gender, age, sexual orientation, gender identity/expression, national origin, genetic information, marital/familial status, disability, military, veteran status, or any other protected status. 背景调查将按照所有适用的法律法规进行，并且只能由大学人力资源部门进行，以确保遵守法律法规.  除了入职前的背景核查和检查, 本政策还要求本政策范围内的员工和受聘人在定罪后三(3)个工作日内自我披露刑事定罪.

2. Definitions

   以下定义适用于本政策的目的:

   1. Background check/pre-employment verification

      获取个人记录的过程，用于确定初始或持续就业或其他大学活动的资格. 

   2. Break in service
      在任何一段时间内自愿或非自愿离校.
   3. Criminal conviction
      被判有罪的，认罪的，或对重罪或轻罪不作抗辩的. 
   4. Fair Credit Reporting Act (FCRA)
      消费者信息法:规定收集、传播和使用消费者信息的联邦法律. 
   5. Final candidate
      内部或外部申请人被确定为该职位的最终候选人.
   6. Third party staffing vendor
      向大学提供员工以补充大学劳动力的组织. 

3. Policy

   1. Scope of Policy

      newbb电子平台将对以下职位的最终候选人进行背景调查和就业前核实，作为就业招聘过程的一部分:

      1. 专职和兼职教师、行政、分类和议价单位员工;
      2. All student employees, including graduate assistants, 由系会同大学人力资源部门决定, who work with a distinct population (e.g. children, adults younger than eighteen etc.), need access to sensitive facilities, records, and/or data, 或独立负责处理业务事务.
      3. 临时，学期，季节性和间歇性的任命，包括兼职和访问教师.
      4. 由第三方人力资源供应商提供的临时员工，除非供应商已经进行了自己的背景调查，符合newbb电子平台的要求，并被newbb电子平台接受. 
      5. 离职后返回newbb电子平台的员工.
      6. 现任员工是newbb电子平台职位的最终候选人, other than the ones they presently hold, 如果新职位需要更多的设施, records, 由大学人力资源部门与本系协商后确定的敏感资料.
      7. Employees responsible for the care, 对校园内儿童或未成年人的监护或控制, such as childcare workers and camp counselors, 遵守newbb电子平台未成年人校园政策和所有适用的法律法规.
         
         以下职位不需要进行背景调查:
         1. Student work-study, student hourly employees, 或者是研究生雇员，除非他们主要与特定人群(例如.g. children, adults younger than eighteen, etc.) or need access to sensitive facilities, records, and/or data, 或独立负责处理业务事务.
         2. 涉及职位重新分类的现任人员.
         3. 由教师任期和晋升过程引起的教师就业变化.

   2. 入职前核实和背景调查

      应聘newbb电子平台职位的候选人在完成令人满意的职前核实和背景调查并向招聘部门提供授权之前，将不会在newbb电子平台被雇用或雇用.  只有在院长或相应的副校长或同等职位提交书面请求后，经首席人力资源官明确书面批准，才能例外.  如果在背景调查完成之前获得例外批准并开始就业, 员工不得在校园里与未成年人接触. 在背景调查完成并满足所有其他就业前要求之前，所有就业机会都应被视为有条件的.  有条件录用的条款应通过大学发给候选人的正式录取通知书以书面形式详细说明. 如果在完成令人满意的犯罪背景调查之前开始工作, 如果背景调查被认为不可接受，大学保留评估员工是否适合雇佣的权利，并终止雇佣. In this event, 该员工没有资格获得任何提前离职通知，也没有资格获得大学政策规定的离职福利.

      1. 同意进行背景调查和核实

         最终的候选人将被书面告知，就业机会的提供取决于令人满意地完成背景调查. 在进行入职前背景调查之前, 必须从最终候选人处获得签署的披露和授权表格. 该授权授予newbb电子平台和/或第三方供应商权力, to perform the required background check.  未能提供同意将使最终候选人被排除在该职位的考虑之外，并可能导致纠正措施，包括解雇现有员工.

         As part of the consent to a background check, 最终候选人必须完整和准确地披露所有刑事定罪和未决刑事逮捕或行动. 未能披露所有刑事定罪或未能提供真实的, accurate, 关于犯罪前科的完整信息将导致候选人没有资格获得当前职位的雇用，也可能没有资格获得未来的工作考虑. 现有员工可能会受到纠正措施，直至并包括解雇.

         newbb电子平台保留保留第三方供应商服务的权利，代表newbb电子平台进行背景调查.  第三方供应商将由财务和行政副总裁选择和批准, 在与大学人力资源和法律事务办公室协商后. 

         从背景调查中获得的记录将由大学人力资源部门保存在一个安全的地方, separate and apart from personnel files. 记录的销毁将按照newbb电子平台的公共记录保留政策进行.

      2. Reference checks

         根据本政策进行的背景调查不能代替参考调查过程. Hiring managers shall conduct, as part of the candidate selection process, 在提供有条件的工作机会之前进行背景调查. 招聘经理应就任何询问联系其人力资源联络员, 有关背景调查的问题或关注. 

      3. 教育、就业、执照和专业资格认证

         newbb电子平台将进行就业前检查或验证，以确认教育历史, 在进入newbb电子平台工作之前，申请人必须持有驾照(包括机动车驾照)和/或专业证书.   支持入围者满足该职位所有资格要求的所有信息必须经过独立验证. 俄亥俄州就业前检查或验证，以确认就业历史.

      4. Criminal history

         在获得最终候选人的同意和授权进行背景调查后, 学校人力资源部将启动犯罪记录调查. This check shall include an inquiry into federal, 候选人居住的每个地方的州和县刑事重罪和轻罪记录，以及国家性犯罪者登记处的检查. Some designated positions, 由首席人力资源官决定, 可能会受到更全面的犯罪历史审查，包括由刑事调查局(BCI)或联邦调查局(FBI)进行的指纹背景调查。.

         The chief human resources officer, or designee, shall be the recipient of any findings, 从犯罪背景调查中收集的报告或信息. 犯罪背景调查结果的分析和评估将由人力资源服务高级主管和员工与劳动关系主管进行, 在首席人力资源官的指导下.

         Convictions and pending criminal charges, 在审查最终候选人的犯罪记录时会考虑到这一点吗.  以前的逮捕和没有定罪的指控可能不被考虑.  犯罪前科并不是被newbb电子平台聘用的绝对障碍.  在评估最终候选人是否适合就业时, 以下因素将被考虑:最终候选人提供的信息的准确性和完整性, 行为的事实和情况及其与职位职责的关系, the gravity of the offense, 自定罪至刑期完成的时间, 刑罚的改造或者其他要求, the record of performance at other positions, 一个职位的信任和权威程度, 以及对大学公众形象的影响.

      5. Financial credit check

         newbb电子平台不定期获取和审查信用报告作为就业前筛选过程的一部分.  Some positions, however, 是否需要在雇佣前进行额外的财务或信用记录检查，以确定最终候选人是否适合雇用. 对newbb电子平台负有受托责任并定期承担财务责任的职位, 包括获得或对大学资金或其他现金的责任, financial assets or accounts, are subject to a credit history check. 财务和行政副总裁, 与首席人力资源干事合作, 应指定那些需要就业前背景信用调查的职位.

         在获得最终候选人的背景信用检查的同意和授权后, 大学人力资源部将根据《newbb电子》启动信用调查. The chief human resources officer, or designee, shall be the recipient of any findings, 从财务信用检查中收集的报告或信息.  信用调查结果的分析和评估将由人力资源服务高级主管和员工及劳动关系主管进行, 在首席人力资源官的指导下.

         不良信用记录并不是自动禁止就业，而是将与不良信用记录的性质和严重程度等因素一起考虑 以及它与职位职责的关系, 最终候选人所提供资料的准确性和完整性, 行为的事实和情况自消极历史以来已经过去了, the record of performance at other positions, and the relationship to the position in question.

      6. 因入职前背景调查而产生的不利行为

         如果就业前背景调查没有导致不利行动(i.e. approval of final candidate), 大学人力资源部将通知招聘经理批准继续招聘.

         如果在就业前背景调查期间收集的信息导致不利行动(例如.e. withdrawal of conditional offer), 大学人力资源部将立即向最终候选人提供以下通知:可能的不利行动通知, a copy of the background check results, 以及一份“公平信用报告法规定的你的权利摘要”通知的副本. 最终候选人将有五个日历天的时间对背景调查中提供的信息做出回应，并提供有关其犯罪或信用记录的解释, evidence of rehabilitation or personal character, 距离上次负面历史的时间长度, (三)与不利报告有关的其他情况或者情有可原的情形.  The chief human resources officer, and/or their designee, 是否会对提交的信息进行评估并做出最终决定.  如果最终候选人没有提交额外的信息, 或者如果他们提交了额外的信息，而学校坚持其采取不利行动的决定, 大学人力资源部将向最终候选人提供一封详细说明最终不利决定的信.

   3. 刑事逮捕和定罪的自我披露

   本政策范围内的所有员工和受录用人都必须在定罪后的三个工作日内向其规划部门主管或其人力资源联络员自行披露刑事逮捕和定罪情况.  雇员和受聘人必须提供准确和详细的资料，说明定罪的事实和情况，并将接受刑事背景调查. Failure to self-disclose, 未如实提供有关定罪情况的, 或不同意背景调查可能导致纠正行动，包括解雇.

   刑事定罪并不是newbb电子平台继续就业的绝对障碍. 对披露信息的分析和评估将由人力资源服务高级总监和员工与劳动关系总监执行, 在首席人力资源官的指导下.  对披露信息的评估将包括雇员提供的信息的准确性和完整性, 有关行为的事实和情况及其与职位的职责和责任的关系, the gravity of the offense, 刑罚的改造或者其他要求, 以及代表大学的公众形象. The chief human resources officer, 与规划单位主管及/或教务长协商, 是否会就雇员是否有资格继续雇用作出最终决定，并会就此展开纪律处分程序.

Reviewers

本政策的修订建议应由以下人员进行检讨:

• Administrative Senate
• Faculty Senate
• Deans
• CFAOs
• Vice Presidents/Vice Provosts
• Chief Audit Executive
• Chief Information Officer

Forms, References, and History

1. Forms

   以下表格适用于本保单:

2. References

   The following items are relevant to this policy:

3. History

   本政策草案已分发以供审查, their cover memos, their forms, 和审稿人对它们的评论可以在 password-protected Review site.

   Prior versions of this policy were approved on:

   • 2024年1月18日(根据政策01批准临时使用).001)  
   • April 14, 2023