41.121 .公务旅行和娱乐费用报销

状态:

批准

有效:

2019年3月19日

由:

苏珊·贾戈| 付款总监

认可:

黛博拉·谢弗| 财务和行政副总裁

批准:

M. 杜安·内利斯| 总统

档案副本上的签名和日期

  1. 概述

    1. 第126节.经修订的《newbb电子平台》第31条规定，大学雇员在参加聚会时所发生的实际和必要的旅费及其他费用可获发还, 会议或会议，或在俄亥俄州内外执行与大学业务有关的公务时，如果得到大学的授权.  这项政策规定了教职员工、非员工和官方客人的旅行.  学校可以支付或报销个人的合理费用, 本政策中所述授权并适当记录的旅行和娱乐(“差旅费用”).  这一政策遵循了美国国税局(IRS)的责任计划规则，该规则要求员工和非员工正确地记录和说明所有的业务和旅行费用.
    2. 预订国际旅行时, 旅行者有必要遵守所有联邦旅行指南, 限制, 需求(e).g.，飞美国法案，OFAC(外国资产控制办公室)古巴许可证要求等.).  该大学的国际旅行网页包含当前相关指南的链接和参考.  此外，前往受OFAC限制的国家旅行需要事先获得保险公司的批准.
    3. 学生因公出差应以实际合理的最低费用为限，并及时高效地完成差旅流程.  大学旅行者有义务避免不正当行为, 甚至是不得体的表现, 任何差旅费.
    4. 免费提供的物品不得报销, 通过使用大学飞行常客里程或其他奖励/积分计划获得, 或可由其他来源偿还的费用.
    5. 任何升级或额外费用(如座位升级), 酒店客房升级, 或额外的托运行李(见下文)必须在预订旅行之前获得批准，并且仅作为残疾员工的合理住宿或大学无障碍办公室证明的住宿需求. 任何需要住宿的员工都应该向大学无障碍办公室提交申请.
    6. 除非事先获得例外，所有旅行必须使用当前大学的首选供应商.  此要求的任何例外情况均记录在本政策的相关章节中.  所有其他例外情况仅限于非常罕见的情况，并将根据每个情况的优点和证据进行审查.  使用“差旅管理公司”(TMC)符合使用首选供应商的要求.
    7. 旅行后, 所有差旅都必须证明并按要求提交“差旅费用报告”或TER(“证明流程”)。.
    8. 规划单位可以选择制定更严格的政策，但将负责监督和执行这些限制.  将根据部门惯例进行审计.

  2. 配偶的旅行

    一般来说, 配偶, 国内合作伙伴, 学校不会报销家庭旅行费用.  配偶的旅费可以报销, 用大学的钱, 如果配偶的存在有书面的商业目的，并根据政策获得了预先批准.  副校长和院长, spousal travel requires prior approval of the president or provost; all others must obtain the prior approval of the appropriate dean or vice president.  批准副本必须与TER一起提交或附在大学信用卡交易中.

  3. 运输

    1. 大学车辆

      大学拥有或租用的车辆是为大学业务的员工使用.  大学政策管理使用和租赁程序.  学校车辆的责任保险由学校负责.

    2. 租赁车辆-外部

      1. 租赁车辆应通过TMC采购，使用批准的付款流程. 租赁车辆也可以租用, 在人, 直接从大学的首选供应商的当地办公地点. 大学员工可以注册汽车租赁公司会员卡，简化租车手续. 联系采购办公室申请.
      2. 使用大学首选供应商预订租车, 在国内申请大学旅行，必须出示大学司机保障的租车合同或协议上的企业账号.  不需购买其他保险，国内租赁不予报销.  如果从非首选租车供应商处购买, 在国内旅行时应购买额外的保险，并将报销.    
      3. The minimum age for car rentals is eighteen years of age; the minimum age for truck rental is twenty-one years of age for all university preferred supplier(s).  所有司机必须是大学教职员工, 大学生, 或者是学校事务的客人.
      4. 租车保险的车辆必须获得的美利坚合众国(美国)以外的旅行, 在国内可以买到, 而且是可报销的.  在美国境外租车时，必须购买该司法管辖区法定要求的保险.
      5. 个人旅行车辆除因公务需要增加车辆外，应当采用中型或小型车辆.  由旅行者的“首席财务和行政官”(CFAO)或指定人员事先批准, 升级车辆的许可证是必需的，批准必须附在交易上，作为证明过程的一部分.

    3. 私人拥有的车辆-里程率

      报销是使用美国国税局在旅行之日适用的标准里程率向大学旅行者支付的.  公里数费率包括使用私人汽车进行大学业务所产生的所有费用, 因此, 学校不会支付或报销汽油费, 保险, 维修和洗车.  大学员工领取汽车津贴, 这项津贴是用来代替所有旅行的里程报销.  当一个以上的大学旅客乘坐私人汽车时:

      1. 如果车主是大学旅行者，只有车主可以报销里程.
      2. 如果车主不是大学旅行者, 每辆车只有一名大学生可以申领里程. 

    4. “驾驶vs飞行”规则

      无论行驶了多少英里，里程数都可以报销, 然而, “驾驶vs飞行”规则将适用.

      1. 选择自驾而非乘飞机前往商务目的地的旅客，可以报销每日生活费和住宿费(如有必要)，共计两个完整的驾驶日(公务前一天和之后一天)。.
      2. 两名或两名以上员工乘坐私人车辆旅行时, 里程报销只能报销给个人车辆的司机.  每个旅行者都有权享受所允许的食宿.
      3. 里程报销不能超过旅行前证明的最佳可用交通方式.  当驾驶较长距离时，通常由飞机完成，有资格获得报销, 业务费用必须为实际里程和在业务地点的停车费用中的较小者，或以下费用的总和: 
        1. 最经济和实用的机票(旅行者必须提供一份来自大学TMC的报价)
        2. 往返机场的里程数
        3. 机场停车(不高于与大学首选供应商的合同价格)
        4. 往返机场和商务地点的地面交通(非租车)

    5. 旅行点之间的标准距离

      1. 旅行费用的第一个起始点应该是旅行者的主要大学工作地点(根据工资办公室记录).  如果你从另一个地方开始你的商务旅行, 只有当到目的地的里程少于从您的工作地点到同一目的地的里程时，您才应该列出该地点.
      2. 如果你的家和你的主要工作地点不在同一个城市，你从家里开始你的商务旅行, 工作和家庭之间的里程不能包括在里程报销总额中.  除了, 从你的家到你的家和你的主要工作地点之间的一点旅行不能提交里程报销.

    6. 出租车、豪华轿车、公共汽车和火车

      出租车、豪华轿车、公共汽车、火车和其他当地交通工具将得到报销.  如果单笔费用的总成本低于75美元, 运输相关费用不需要收据.  这种运输必须限于在官方车站和运输终点站之间的旅行, 和/或住宿地点和大学办公地点.  出租车或班车的小费按该地点的惯例收费.

  4. 空中旅行

    1. 商业航空公司

      1. 商业航空旅行应通过TMC使用批准的付款流程进行购买.  
      2. 连续飞行时间超过五小时的航班, 从一点到另一点, 有资格获得头等舱以下的升级(例如.g.商务舱).
      3. 飞行里程:俄亥俄州道德委员会发布了“咨询意见No. 91-010,该规定禁止州政府官员和雇员在公务出差期间累积的飞行积分用于个人用途.  因此，个人常旅客里程不能累积用于商务旅行.  这一观点适用于所有的大学商务旅行者.

    2. 大学航空运输服务

      学校鼓励员工安排学校的飞机出差.  联系大学机场预订. 

    3. 私人或租用飞机

      如果飞行员有一份适当的驾驶执照副本，私人飞机的费用可以报销, 在风险管理办公室存档的当前飞行员证书和保险证明(船体和责任).  报销将根据美国的费用.S. 美国总务管理局(GSA)在旅行时有效的里程费率.  里程费率旨在涵盖与飞机运营有关的所有费用, 包括但不限于, 汽油, 保险, 和维护.

    4. 飞美国法

      根据美国飞行法, 当国际航空旅行由联邦拨款资助时, 大学必须使用美国签证.S. 载旗航空服务，某些情况除外.  TMC可以帮助大学旅行者遵守这一要求.

    5. 小型区域性或偏远机场

      TMC可以协助预订小型区域或远程航空运输服务.  如果TMC无法获得预订, 旅行者可以直接购买他们的预订，并从TMC提供他们无法提供帮助的文件.

    6. 航空公司收取的辅助费用

      航空公司收取的辅助费用(例如.g., 座位安排, 行李费, 如果有合理的商业理由，可以报销超重行李费.  

  5. 住宿

    1. 住宿应通过TMC预订，并使用批准的付款方式付款.
    2. 住宿总是需要详细的收据.  如果餐费包含在住宿账单中，则需要单独的收据.  额外的房间费用，比如看电影, 设备或其他个人或附带费用不能支付或报销，除非在政策中明确规定(见本规则第(G)段的额外指导)。. 

      1. 会议酒店

        会议酒店可以在会议注册过程中使用批准的付款方式预订.  旅行者应该检查一下TMC是否有会议价格或更好的价格.

      2. 六十英里规则

        只有当目的地距离旅行者的主要大学工作地点超过60英里时，才允许过夜住宿.  60英里的最低限度并不适用于在地区校园教学或参加多日会议的教师.

      3. 住宿费用

        允许的费用是单人间的房价加税, 除非对方也在大学旅行.  请参阅税务局网站，了解向大学提供免税地位的州.  

      4. 降低费率选择

        几乎所有的酒店和汽车旅馆都为政府雇员大幅降价, 虽然折扣的房间数量可能有限.  准备好在抵达时出示大学身份证.

      5. 非传统的住宿

        根据风险管理流程，非传统住宿是允许的.

  6. 餐

    1. 商务会议、餐饮或娱乐

      1. 商务会议、餐饮或娱乐必须有商业目的，必须包括两人或两人以上(至少一名非大学员工)。.  费用应该是合理的，符合地点的习惯.  必须提供分项收据.  商务餐必须从任何出席的员工所声称的每日津贴中扣除.  
      2. 酒精饮料:无论使用何种付款方式, 只有在商务会议、用餐或大学官方娱乐活动中，才允许饮用酒精饮料.  酒精必须支付给基金会的帐户，该帐户的指导方针允许该费用.  

    2. 当日旅行

      大学旅行者在同一天旅行期间没有资格报销个人膳食.  美国国税局规定，雇员离开家的时间要比正常工作时间长得多, 需要睡眠或休息(简称“过夜规则”)的人.e.，需要过夜).  请参阅IRS出版物463第1章-离家旅行.

    3. 一夜之间旅行

      1. 这所大学向教员提供每日津贴, 工作人员和客人在公务旅行时，根据旅行目的地的位置按联邦GSA费率收费.  每日津贴是为膳食和杂费提供的每日固定数额.  它可以包括每天三餐, 还有以下杂费:洗衣费, 干洗, 还有给服务员的小费, 搬运工, 19, 管家, 等. 并在旅行结束后支付给旅行者.  无论出发和到达的第一天和最后一天的时间, 根据IRS指南, 旅行者在旅行的第一天和最后一天可以获得75%的每日费率.
      2. 如果情况允许, 旅行可以在商务旅行的前一天开始，并在商务旅行的最后一天结束.  在国际旅行时，允许在开始和结束时增加一天的旅行.
      3. 当提供膳食时，必须通过扣除TER上的适当膳食来调整每日津贴.

  7. 杂项差旅费

    1. 与您的商务旅行有关的日常和必要费用可能会得到报销.  每一笔开支都必须有明确的商业目的.  这包括, 但不一定限于, 必要的洗衣(如果旅行超过五天), 停车收费标准, 渡轮或水上的士费用, 网络和数据费用(个人出行不收取数据和网络费用), 和桥梁, 高速公路, 或者隧道通行费.  交通罚款, 个人车辆拖曳费(残疾大学注册及自备车辆可收取拖曳费), 类似的费用是不允许的.
    2. 只有在有真正的商业目的或医疗紧急情况需要更改或取消费用的情况下，才允许更改和取消费用，并由规划单位确定.  由于个人喜好或需要而更改或取消将不由大学负责.
    3. 注册费可能不包括其他活动(高尔夫郊游), 博物馆之旅, 瑜伽课, 等.)，如果可以合理地从注册费的总成本中分离出来.
    4. 餐饮收费, 会议室和有关费用应在旅行前采购，并通过采购进行处理，以确保满足适当的保险和合同要求.
    5. 如果是已知的第三方报销将发生, 这些费用不应由, 或者提交给学校报销.  如果在大学付款后由第三方支付旅行者的费用, 旅行者必须准备报销给“newbb电子平台”的金额.

  8. 商务和个人旅行混合

    1. 如果机票, 酒店或汽车租赁购买的旅行，包括个人和商业目的, 学校所支付的费用仅为直接归属于学校经营目的的费用.  
    2. 当把商务旅行和私人旅行结合在一起时, TMC将接受大学支付旅行的商务部分，并将收取旅行的个人部分的个人卡.

  9. 实体化/收据

    除非在政策或程序中另有说明，否则必须提供收据正本以证明所有费用.  旅行者应在旅行报告中附上所有相关材料，以证明商务目的/需要(如.g.，会议或会议议程).  补助金和合同的偿还政策和程序优先于本政策, 并且可能需要更全面的费用证明文件. 

评论家

本政策的修订建议应由以下人员进行检讨:

  1. 教师参议院
  2. 分类参议院
  3. 行政参议院
  4. 首席财务和行政官
  5. 控制器的办公室
  6. 院长和主席
  7. 海外教育办公室主任
  8. 运输署署长 & 停车
  9. 审计、风险和合规办公室
  10. 风险管理及保险
  11. 税收管理
  12. 副总统

表格、参考资料和历史

  1. 形式

    此政策的具体表格可在网上找到 http://www.OHIO.edu/finance/forms

  2. 参考文献

    下列事项与本政策有关:

    1. 政策 01.003，“大学政策的例外或限制”."
    2. 政策 03.014，“海外教育项目预付现金”."
    3. 政策 03.015、“旅行进步”."
    4. 政策 03.016、“基金会支出”."
    5. 政策 47.001 大学车辆的安全、采购、运行、维护和处置.”
    6. 政策 47.002、“共用车辆租赁”."
    7. 政策 47.015、“餐饮."
    8. 政策 47.020、“包机”."
    9. 政策 47.030大学航空运输.”
    10. 政策 51.001、“资金存款”."
    11. 政策 55.007采购-竞争性招标."
    12. 政策 55.074、“购货卡”."
    13. 政策 93.002，“记录管理和存档”."
    14. IRS第463号出版物 www.国税局.gov / pub / 国税局-pdf / p463.pdf
    15. 美国国税局里程报销率 www.国税局.gov /税务人员/ standard-mileage-rates
    16. 私人飞机及私家车里程收费 www.gsa.gov /旅游/策划书/ per-diem-rates
    17. newbb电子平台旅游， http://www.OHIO.edu/finance/travel
    18. 大学汽车调配中心， www.俄亥俄州.edu/transportation/motor-pool.cfm
    19. 大学旅游手续 http://www.OHIO.edu/finance/travel
    20. 大学首选供应商 www.俄亥俄州.edu/finance/purchasing/preferred-suppliers
    21. 旅行的术语, http://www.OHIO.edu/finance/travel/travel-terms
    22. 非传统住宿流程， http://www.OHIO.edu/finance/travel/lodging
    23. 风险管理及保险规定 www.俄亥俄州.edu/hr/additional-resources/vehicle-rental

  3. 历史

    本政策草案已分发以供审查, 他们的封面备忘录, 他们的形式, 和审稿人对它们的评论可以在 有密码保护的评论网站.

    本政策的先前版本是在:

    1. 2016年8月8日(重新格式化)

    2. 2013年5月29日

    3. 二零零五年一月十四日

    4. 二四年七月三十日

    5. 二零零零年九月一日

    6. 一九九九年九月十五日

    7. 一九九八年九月十一日

    8. 一九九八年三月一日

    9. 1996年3月1日

    10. 1985年10月26日

    11. 1982年5月14日

    12. 1980年5月13日