1. 概述

   1. 第126节.经修订的《newbb电子平台》第31条规定，大学雇员在参加聚会时所发生的实际和必要的旅费及其他费用可获发还, 会议或会议，或在俄亥俄州内外执行与大学业务有关的公务时，如果得到大学的授权.  This policy governs the travel of faculty, staff, non-employees and official guests.  The university may pay for or reimburse individuals for reasonable, 本政策中所述授权并适当记录的旅行和娱乐(“差旅费用”).  这一政策遵循了美国国税局(IRS)的责任计划规则，该规则要求员工和非员工正确地记录和说明所有的业务和旅行费用.
   2. 预订国际旅行时, it is necessary for travelers to abide by all federal travel guidelines, 限制, 需求(e).g., 飞美国法, OFAC (Office of Foreign Assets Control) Cuba license requirements, 等.).  该大学的国际旅行网页包含当前相关指南的链接和参考.  此外，前往受OFAC限制的国家旅行需要事先获得保险公司的批准.
   3. 学生因公出差应以实际合理的最低费用为限，并及时高效地完成差旅流程.  大学旅行者有义务避免不正当行为, 甚至是不得体的表现, 任何差旅费.
   4. Reimbursement shall not be claimed for items provided free of charge, 通过使用大学飞行常客里程或其他奖励/积分计划获得, 或可由其他来源偿还的费用.
   5. 任何升级或额外费用(如座位升级), 酒店客房升级, 或额外的托运行李(见下文)必须在预订旅行之前获得批准，并且仅作为残疾员工的合理住宿或大学无障碍办公室证明的住宿需求. 任何需要住宿的员工都应该向大学无障碍办公室提交申请.
   6. 除非事先获得例外，所有旅行必须使用当前大学的首选供应商.  Any exception to this requirement is documented under the relevant section of this policy.  所有其他例外情况仅限于非常罕见的情况，并将根据每个情况的优点和证据进行审查.  使用“差旅管理公司”(TMC)符合使用首选供应商的要求.
   7. 旅行后, 所有差旅都必须证明并按要求提交“差旅费用报告”或TER(“证明流程”)。.
   8. 规划单位可以选择制定更严格的政策，但将负责监督和执行这些限制.  将根据部门惯例进行审计.

2. 配偶的旅行

   一般来说, 配偶, 国内合作伙伴, and family travel will not be reimbursed by the university.  配偶的旅费可以报销, 用大学的钱, 如果配偶的存在有书面的商业目的，并根据政策获得了预先批准.  副校长和院长, spousal travel requires prior approval of the president or provost; all others must obtain the prior approval of the appropriate dean or vice president.  批准副本必须与TER一起提交或附在大学信用卡交易中.

3. 运输

   1. 大学车辆

      大学拥有或租用的车辆是为大学业务的员工使用.  大学政策管理使用和租赁程序.  学校车辆的责任保险由学校负责.

   2. 租赁车辆-外部

      1. Rental vehicles should be procured through the TMC, utilizing an approved payment process. 租赁车辆也可以租用, 在人, directly from a local office location from the university’s preferred supplier(s). 大学员工可以注册汽车租赁公司会员卡，简化租车手续. 联系采购办公室申请.
      2. Rental car reservations booked using university preferred supplier(s), 在国内申请大学旅行，必须出示大学司机保障的租车合同或协议上的企业账号.  No other 保险 should be purchased, and will not be reimbursed for domestic rental.  如果从非首选租车供应商处购买, 在国内旅行时应购买额外的保险，并将报销.    
      3. The minimum age for car rentals is eighteen years of age; the minimum age for truck rental is twenty-one years of age for all university preferred supplier(s).  所有司机必须是大学教职员工, 大学生, 或者是学校事务的客人.
      4. 租车保险的车辆必须获得的美利坚合众国(美国)以外的旅行, 在国内可以买到, 而且是可报销的.  在美国境外租车时，必须购买该司法管辖区法定要求的保险.
      5. 个人旅行车辆除因公务需要增加车辆外，应当采用中型或小型车辆.  由旅行者的“首席财务和行政官”(CFAO)或指定人员事先批准, 升级车辆的许可证是必需的，批准必须附在交易上，作为证明过程的一部分.

   3. 私人拥有的车辆-里程率

      报销是使用美国国税局在旅行之日适用的标准里程率向大学旅行者支付的.  公里数费率包括使用私人汽车进行大学业务所产生的所有费用, 因此, 学校不会支付或报销汽油费, 保险, 维修和洗车.  大学员工领取汽车津贴, the allowance is provided in place of mileage reimbursement for all travel.  When more than one university traveler is transported in a privately owned auto:

      1. If the auto-owner is the university traveler, only the auto-owner can claim mileage.
      2. 如果车主不是大学旅行者, only one university traveler per     auto can claim mileage. 

   4. “驾驶vs飞行”规则

      Mileage is reimbursable regardless of the number of miles traveled, 然而, “驾驶vs飞行”规则将适用.

      1. 选择自驾而非乘飞机前往商务目的地的旅客，可以报销每日生活费和住宿费(如有必要)，共计两个完整的驾驶日(公务前一天和之后一天)。.
      2. When two or more staff travel together in a personal vehicle, the mileage reimbursement can only be reimbursed to the driver of the personal vehicle.  Each traveler is entitled to the allowable per diem and lodging.
      3. 里程报销不能超过旅行前证明的最佳可用交通方式.  To qualify for reimbursement when driving longer distances normally accomplished by flying, 业务费用必须为实际里程和在业务地点的停车费用中的较小者，或以下费用的总和: 
         1. 最经济和实用的机票(旅行者必须提供一份来自大学TMC的报价)
         2. 往返机场的里程数
         3. 机场停车(不高于与大学首选供应商的合同价格)
         4. Ground transportation (not rental car) to/from airport to business location

   5. 旅行点之间的标准距离

      1. 旅行费用的第一个起始点应该是旅行者的主要大学工作地点(根据工资办公室记录).  If you begin your business travel from an alternate location, 只有当到目的地的里程少于从您的工作地点到同一目的地的里程时，您才应该列出该地点.
      2. 如果你的家和你的主要工作地点不在同一个城市，你从家里开始你的商务旅行, mileage between work and home cannot be included in the mileage reimbursement totals.  除了, 从你的家到你的家和你的主要工作地点之间的一点旅行不能提交里程报销.

   6. 出租车、豪华轿车、公共汽车和火车

      Taxi, limousine, bus, train and other local conveyances will be reimbursed.  如果单笔费用的总成本低于75美元, a receipt is not required for transportation related costs.  这种运输必须限于在官方车站和运输终点站之间的旅行, and/or places of lodging and places of university business.  Tips for taxi or shuttle are reimbursable per customary tip rates for the location.

4. 空中旅行

   1. 商业航空公司

      1. 商业航空旅行应通过TMC使用批准的付款流程进行购买.  
      2. 连续飞行时间超过五小时的航班, 从一点到另一点, 有资格获得头等舱以下的升级(例如.g.商务舱).
      3. Frequent flyer miles:  The Ohio ethics commission has issued “Advisory Opinion No. 91-010,该规定禁止州政府官员和雇员在公务出差期间累积的飞行积分用于个人用途.  Therefore, personal frequent flier miles may not be accumulated for business travel.  这一观点适用于所有的大学商务旅行者.

   2. 大学航空运输服务

      University personnel are encouraged to schedule university planes for business travel.  联系大学机场预订. 

   3. 私人或租用飞机

      Private aircraft expenses may be reimbursed if the pilot has a copy of an appropriate, 在风险管理办公室存档的当前飞行员证书和保险证明(船体和责任).  报销将根据美国的费用.S. General Services Administration (GSA) mileage rate in effect at the time of travel.  里程费率旨在涵盖与飞机运营有关的所有费用, 包括但不限于, 汽油, 保险, 和维护.

   4. 飞美国法

      根据美国飞行法, when international air travel is funded by a federal grant, 大学必须使用美国签证.S. 载旗航空服务，某些情况除外.  The TMC can assist university travelers in complying with this requirement.

   5. 小型区域性或偏远机场

      TMC可以协助预订小型区域或远程航空运输服务.  如果TMC无法获得预订, 旅行者可以直接购买他们的预订，并从TMC提供他们无法提供帮助的文件.

   6. 航空公司收取的辅助费用

      航空公司收取的辅助费用(例如.g., 座位安排, 行李费, excess 行李费) are reimbursable with a reasonable business-related justification.  

5. 住宿

   1. 住宿 shall be booked through the TMC and paid using an approved payment method.
   2. 住宿总是需要详细的收据.  如果餐费包含在住宿账单中，则需要单独的收据.  额外的房间费用，比如看电影, 设备或其他个人或附带费用不能支付或报销，除非在政策中明确规定(见本规则第(G)段的额外指导)。. 

      1. 会议酒店

         会议酒店可以在会议注册过程中使用批准的付款方式预订.  Travelers should check to see if the TMC has the conference rates or better.

      2. 六十英里规则

         只有当目的地距离旅行者的主要大学工作地点超过60英里时，才允许过夜住宿.  60英里的最低限度并不适用于在地区校园教学或参加多日会议的教师.

      3. 住宿费用

         允许的费用是单人间的房价加税, unless the other party is also on authorized university travel.  请参阅税务局网站，了解向大学提供免税地位的州.  

      4. 降低费率选择

         Almost all hotels and motels have significant rate reductions for government employees, 虽然折扣的房间数量可能有限.  准备好在抵达时出示大学身份证.

      5. 非传统的住宿

         非传统的住宿 is allowable in accordance with the risk management process.

6. 餐

   1. 商务会议、餐饮或娱乐

      1. 商务会议、餐饮或娱乐必须有商业目的，必须包括两人或两人以上(至少一名非大学员工)。.  Costs should be reasonable and customary for the location.  必须提供分项收据.  Business meals must be deducted from the claimed per diem for any employees attending.  
      2. Alcoholic Beverages: Regardless of the payment method used, 只有在商务会议、用餐或大学官方娱乐活动中，才允许饮用酒精饮料.  Alcohol must be charged to a Foundation account whose guidelines permit the expense.  

   2. 当日旅行

      University travelers do not qualify for personal meal reimbursement during same-day travel.  美国国税局规定，雇员离开家的时间要比正常工作时间长得多, need sleep or rest (referred to as the “overnight rule” – i.e.，需要过夜).  Please see IRS Publication 463 Chapter 1 – Traveling Away from Home.

   3. 一夜之间旅行

      1. The university provides per diem reimbursement to faculty, 工作人员和客人在公务旅行时，根据旅行目的地的位置按联邦GSA费率收费.  The per diem allowance is a daily fixed dollar amount provided for meals and incidentals.  它可以包括每天三餐, 还有以下杂费:洗衣费, 干洗, 还有给服务员的小费, 搬运工, 19, 管家, 等. 并在旅行结束后支付给旅行者.  Regardless of departure and arrival times on the f国税局t and last day of travel, 根据IRS指南, 旅行者在旅行的第一天和最后一天可以获得75%的每日费率.
      2. 如果情况允许, 旅行可以在商务旅行的前一天开始，并在商务旅行的最后一天结束.  在国际旅行时，允许在开始和结束时增加一天的旅行.
      3. 当提供膳食时，必须通过扣除TER上的适当膳食来调整每日津贴.

7. 杂项差旅费

   1. Ordinary and necessary expenses relate to your business travel may be reimbursed.  每一笔开支都必须有明确的商业目的.  这包括, 但不一定限于, 必要的洗衣(如果旅行超过五天), 停车收费标准, 渡轮或水上的士费用, 网络和数据费用(个人出行不收取数据和网络费用), 和桥梁, 高速公路, 或者隧道通行费.  交通罚款, 个人车辆拖曳费(残疾大学注册及自备车辆可收取拖曳费), 类似的费用是不允许的.
   2. 只有在有真正的商业目的或医疗紧急情况需要更改或取消费用的情况下，才允许更改和取消费用，并由规划单位确定.  由于个人喜好或需要而更改或取消将不由大学负责.
   3. A registration fee may not include extraneous activities (golf-outings, 博物馆之旅, 瑜伽课, 等.) if they can be reasonably separated from the total cost of the registration fee.
   4. 餐饮收费, 会议室和有关费用应在旅行前采购，并通过采购进行处理，以确保满足适当的保险和合同要求.
   5. If it is known that a third party reimbursement will occur, 这些费用不应由, 或者提交给学校报销.  If a third party pays the traveler’s expense after the university has made payment, the traveler must prepare a reimbursement to “newbb电子平台” for the amount.

8. 商务和个人旅行混合

   1. 如果机票, 酒店或汽车租赁购买的旅行，包括个人和商业目的, 学校所支付的费用仅为直接归属于学校经营目的的费用.  
   2. 当把商务旅行和私人旅行结合在一起时, TMC将接受大学支付旅行的商务部分，并将收取旅行的个人部分的个人卡.

9. 实体化/收据

   除非在政策或程序中另有说明，否则必须提供收据正本以证明所有费用.  旅行者应在旅行报告中附上所有相关材料，以证明商务目的/需要(如.g.，会议或会议议程).  补助金和合同的偿还政策和程序优先于本政策, and may require more comprehensive documentary evidence for expenses. 

评论家

本政策的修订建议应由以下人员进行检讨:

1. 教师参议院
2. 分类参议院
3. 行政参议院
4. 首席财务和行政官
5. 控制器的办公室
6. 院长和主席
7. 海外教育办公室主任
8. 运输署署长 & 停车
9. 审计、风险和合规办公室
10. 风险管理及保险
11. 税收管理
12. 副总统

表格、参考资料和历史

1. 形式

   The forms that are specific to this policy can be found on-line at http://www.OHIO.edu/finance/forms

2. 参考文献

   下列事项与本政策有关:

   1. 政策 01.003，“大学政策的例外或限制”."
   2. 政策 03.014，“海外教育项目预付现金”."
   3. 政策 03.015、“旅行进步”."
   4. 政策 03.016、“基金会支出”."
   5. 政策 47.001 “Safety, Procurement, Operation, Maintenance, and Disposition of University Vehicles.”
   6. 政策 47.002、“共用车辆租赁”."
   7. 政策 47.015、“餐饮."
   8. 政策 47.020、“包机”."
   9. 政策 47.030大学航空运输.”
   10. 政策 51.001、“资金存款”."
   11. 政策 55.007采购-竞争性招标."
   12. 政策 55.074、“购货卡”."
   13. 政策 93.002，“记录管理和存档”."
   14. IRS第463号出版物 www.国税局.gov / pub / 国税局-pdf / p463.pdf
   15. 美国国税局里程报销率 www.国税局.gov /税务人员/ standard-mileage-rates
   16. 私人飞机及私家车里程收费 www.gsa.gov /旅游/策划书/ per-diem-rates
   17. newbb电子平台旅游， http://www.OHIO.edu/finance/travel
   18. 大学汽车调配中心， www.俄亥俄州.edu/transportation/motor-pool.cfm
   19. 大学旅游手续 http://www.OHIO.edu/finance/travel
   20. 大学首选供应商 www.俄亥俄州.edu/finance/purchasing/preferred-suppliers
   21. 旅行的术语, http://www.OHIO.edu/finance/travel/travel-terms
   22. 非传统住宿流程， http://www.OHIO.edu/finance/travel/lodging
   23. 风险管理及保险规定 www.俄亥俄州.edu/hr/additional-resources/vehicle-rental

3. 历史

   Draft versions of this policy that were circulated for review, 他们的封面备忘录, 他们的形式, 和审稿人对它们的评论可以在 有密码保护的评论网站.

   本政策的先前版本是在:

   1. 2016年8月8日(重新格式化)

   2. 2013年5月29日

   3. 二零零五年一月十四日

   4. 二四年七月三十日

   5. 二零零零年九月一日

   6. 一九九九年九月十五日

   7. 一九九八年九月十一日

   8. 一九九八年三月一日

   9. 1996年3月1日

   10. 1985年10月26日

   11. 1982年5月14日

   12. 1980年5月13日