41.123:招待官方客人

状态:

批准

有效:

二四年一月六日

由:

玛丽·帕塔卡|采购服务总监

审核:

赫尔曼(“布奇”)希尔|政策与程序审查委员会主席

认可:

加里·诺斯:行政和财务副总裁

批准:

斯蒂芬·科普|教务长

档案副本上的签名和日期

目的

制定款待大学正式嘉宾的政策.
政策
1. 批准权力
  
  下列人员有权批准招待大学正式客人的开支:
  1. 总统
  2. 教务长
  3. 副总裁(s)
  4. 院长(s)
  5. 助理院长及副院长
  6. 大学设施规划师
  7. 体育主任
  8. 助理及协理副总裁
  9. 副院长(s)
  10. 董事会秘书
  11. 创新中心主任
  12. 赠款和合同有限资金会计
2. 一般认可用途
  
  一般批准用于下述用途的娱乐开支:
  1. 为大学的利益建立和维持有效的对外沟通和关系.
  2. 延长工作时间，包括清晨, 中午, 晚上的时间, 接待个别客人或小团体客人.
的指导方针
1. 出席的大学雇员人数应保持在最低限度.
2. 配偶的费用是允许的，配偶的出席必须明确是出于商业目的.
3. 必须提供原始的分项收据或供应商发票.
4. 酒精饮料只被授权使用在基金会的资金上，并且必须随餐饮用.
5. 任何对这一政策的偏离必须在娱乐活动之前得到教务长的书面批准. 批准书副本应当随批准书一并提交直接付款表格, or 差旅费用报表，或钉在p卡的月结单上.
p卡使用或报销
1. 如果使用了p卡，则必须在屏幕上显示以下内容:
  1. 活动日期和地点;
  2. 娱乐类型;
  3. 参与者姓名及其与大学的业务关系
  4. 会议的商业目的.
2. 对于报销，请使用a 直接付款表格或者一个差旅费报告表 (“TER”)，视情况而定. 附加一个招待费报告表编号. EE1 直接付款表格(TER). 它必须在费用发生后30天内完成并提交. 它应该被转发到总会计和财务报告办公室(GAFR)。, 218 HDL中心. 任何延误都必须作出解释.
3. 原始的分项收据必须与EE1一起提交或钉在p卡月结单上.

评论家

本政策的修订建议应由以下人员进行检讨:

政策及程序检讨委员会
应付帐款经理