2017年5月
季度商业论坛
下一届工商论坛将在 2017年5月10日星期三上午10点.m. – 12 p.m. 在贝克大学中心. 会议将通过Adobe 连接进行直播，并可在此处访问: 五月商业论坛广播. 请在日历上做记号.
问题? 联系财务和行政变更管理和沟通 finadmin@俄亥俄州.edu.
财经网站改版
财经网站正在进行重新设计，新网站将在2017财年结束前向用户开放. 在重新设计网站的过程中，与财务部门的所有部门进行了合作, IT和校园用户以用户反馈指导设计. 现在设计已经完成了, 项目团队正在建设这个网站，计划在6月份测试和培训编辑，并计划在7月份之前上线. 新的财经网站将在Drupal中开发, 新的内容管理系统, 作为Web服务试点的一部分.
由于财务报表网站的受众不同于其他财经网站, 决定将财务报表网站从财务网站的保护伞下移出. 财务报表网站亦已重新设计，新网站已于四月二十八日正式启用, 的新URL www.俄亥俄州.edu/bursar. 在接下来的六个月里，将有一个重新定向的地方，以引导任何流量到 www.俄亥俄州.edu/finance/bursar 到新的财务资料库网址. 如果你有一个网站，并链接到财务会计网站, 请更新URL链接到正确的位置.
问题? 联系财务和行政变更管理和沟通 finadmin@俄亥俄州.edu.
新的财务和行政网站将于5月12日上线
财务及行政管理网站(www.俄亥俄州.edu/vpfa)正在进行重新设计，新网站将于5月12日上线. 该网站将提供与财务和行政部门的链接，以及访问该司各办公室的信息，包括商务服务中心, 变更管理与沟通, 还有副总统办公室. 重新设计的网站将为校园成员提供对资源的访问，例如签名授权文档和财务和管理项目组合的仪表板视图. 新站点的URL为 www.俄亥俄州.edu/finance-administration. 一旦新网站上线，Compass将发布公告.
问题? 联系财务和行政变更管理和沟通 finadmin@俄亥俄州.edu.
开放注册期结束
正如4月26日发给大学全体员工的最后一封电子邮件所宣布的那样, 年度福利公开登记期于周一开始, 4月10日，周五结束, 5月5日下午5点.m. 公开登记期间的福利变化和选举将于7月1日生效. 在此期间，可以通过以下方式在线注册 个人资料(MPI):自助服务福利. 参考 开放注册用户手册 获取使用MPI注册的说明.
如果在公开注册期间没有采取任何行动, 雇员目前的福利选择将保持不变，但医疗保健灵活支出帐户或受扶养人日托灵活支出帐户除外. 联邦法规要求雇员每年选择一个灵活的支出账户. 雇员可以使用 MPI:自助服务福利.
会计年度末休假使用对账
随着2017财年结束的临近, 提醒教职员工在6月30日之前在适当的系统中记录所有计划和/或确认的缺勤，以确保休假余额得到适当反映并结转到2018财年. 分类和行政小时工使用 劳动力 时间条目可以通过查看最新的使用情况和余额信息 劳动力 随着数据的输入和提交每个支付周期. 领薪水的教师 & 管理员应参考 缺乏管理 in 个人资料(MPI) 获得当前的休假余额，并报告所有的假期和病假使用情况 缺乏管理.
个人日-管理员和分类人员
根据政策规定，大学为所有分类员工提供事假福利 #40.028. AFSCME和FOP分类谈判单位的员工遵守政策 #40.028 根据《newbb电子平台》第35(J)条和第27 (l)条修订. 领薪水的管理员, 管理每小时, 和叙级非议价股工作人员享有相同的事假福利. 政策规定，在财政年度结束时, 未使用的事假将被加回到个人的病假余额中.
| 员工类型 | 2017财年使用个人假期的最后一天 |
|---|---|
| 每小时的员工 | 2017年6月24日，星期六 |
| 受薪行政人员 | 星期五，2017年6月30日 |
2018财年的个人假期
7月1日，将建立FY18的事假.
- 8小时轮班，病假余额至少120小时(15天)的员工, 24小时的时间将被转换.
- 对于被分配10小时轮班且病假余额至少为150小时(15天)的分类员工, 30小时的时间将被转换.
- 所有长期和临时全职和兼职分类雇员和管理人员, 在下列日期，谁的病假余额超过上述数额, FY18的三天病假会转为事假吗.
- 分类和行政小时工可在7月1日或之后使用其新累积的个人工时. 请注意，在7月3日之前，应计总数将不会在劳动力中显示.
- 受薪行政人员可在7月1日开始的发薪期当日或之后使用新累积的个人工时.
员工的病假余额将减少这些小时数，而事假余额将增加相同的小时数.
相关信息
个人时间必须以一小时为单位使用. 员工不得报告半小时的加薪.
有关休假的更多资料，请参阅以下政策:
- 保密人员私人假期- 政策40.028
- 假期 & 行政和分类雇员的寒假关闭- 政策41.001
- 教职工带薪病假- 政策40.029
- 带薪病假的分类 政策40.030
- 教职员及行政人员请假- 政策41.128
- 分类人员请假- 政策40.033
问题? 请与员工服务中心联系 uhr@俄亥俄州.edu or 740-593-1636.
截止日期已公布
财政年度即将结束. 请留意6月30日之前收到的任何商品或服务, 并确保所有的发票和存款及时提交到年底. 你的合作将有助于一个干净的年终收尾.
的 2017财年年终结算日历 可在财经网站查阅.
即将到来的重要日期
- 6月1日星期四
- 截至4月30日到期的会计更正
- 5月15日到期的内部计费授权
- 6月15日星期四
- 截止到5月15日的会计更正
- 6月22日星期四
- 截止到6月15日的会计更正
- 6月15日到期的内部计费授权
采购订单关闭
随着年底的临近，保持对采购订单(PO)关闭活动的关注是很重要的. 如果一个订单已经支付了所有的发票(包括运费)，并且有一个未结算的金额, 请提交一个newbb电子平台买 请求关闭订单. 这将减轻负担，使这些资金可用.
采购处会按下列准则在全年自动完成采购订单:
- 任何60天或以上的一般订单, 并且在负担金额和账单金额之间有+/- 5美元的差额
- 任何30天或以上的完全满意的直接付款
仅2017财年: 预计将重新设计会计科目表, 采购处不会在财政年度结束所有一揽子采购合同和服务协议. 采购服务将不得不关闭所有开放的POs，并以新的图表格式重新创建它们，作为财务系统增强项目的移交计划的一部分. 为校园服务, 采购服务部门将保持所有现有的毛毯开放到11月30日，并关闭它们作为交接的一部分. 采购处将更改日期并通知供应商延期. 如果你觉得你的毯子需要更多的钱来支付额外几个月的费用, 请提交变更订单请求以增加订单金额. 变更订单可以在现在到11月之间的任何时间提交.
问题? 联系金融客户服务部 financecustomercare@俄亥俄州.edu or 740-597-6446.
预录入FY18采购订单
5月1日开始提供FY18 POs的预报名. 现在可以输入新的毛毯或POs. 请记住，由于FY17的毛毯正在延长，因此没有必要为FY18创建新的毛毯. 您只需要为新的供应商输入毛毯.
问题? 联系金融客户服务部 financecustomercare@俄亥俄州.edu or 740-597-6446.
负责任地打印账单数据
首席财务官和IT部门仍在审查2017年1月至3月的Print responsible账单数据，因此打印费用将在5月计入账户，而不是通常的4月.
问题? 联络资讯科技采购: itpurchasing@俄亥俄州.edu or 740-597-1500.
零用现金及零用现金对帐单
截至6月30日，财务部必须拥有部门零用现金或零用资金的正确余额. 为了财务报表的目的，需要这些信息来确定2017财年.
6月中旬, 内森·霍格会把对账表发邮件给所有保管零用现金或零钱的保管人. 信息、说明和对账表将包含在电子邮件中. 每个基金必须在6月30日星期五对账. 提交表格的截止日期是7月3日. 填妥的核对表格应送交内森·霍格，地址为 fmsreporting@俄亥俄州.edu. 有关更多信息，请参阅 零用现金 & 更改基金政策.
问题? 联系Nathan Hogue在一般会计和财务报告 hoguen@俄亥俄州.edu or 740-597-3133.
购卡补发
再周密的计划有时也会事与愿违! 这当然是最新的PCard重新发行. 而财政部和公司卡提供商在重新分配前的几个月制定了一个非常详细的计划, 事情没有如预期的那样发展. 卡提供商有多个失败点，其形式是错过了交付日期, 卡片库存不正确, 以及遗漏或错误的信息. 请了解，我们已采取一切措施，以确保这些问题在今后的重新发行中不再发生.
代表财经, 请接受我们的道歉，对于任何额外的工作，重新发放给您的办公室和您的教职员工. 我们感谢你方为使卡片分发尽可能轻松所做的努力.
问题? 联系金融客户服务部 financecustomercare@俄亥俄州.edu or 740-597-6446.
2018财年预算日历和时间表
预算规划和分析办公室最近向规划单位提供了最新的2018财年预算指导. 提交最终预算表的修订截止日期为2017年5月2日. 以下是提交2018财年预算包的时间表:
A组- 2017年6月9日到期
- 总统
- 中央储备
- 荣誉导师学院
- 国际研究
- 大学学院
- WOUB公共媒体中心
- 大学发展副总裁
- 沃伊诺维奇学校
B组- 2017年6月16日到期
- 校际体育
- 商学院
- 传媒学院
- 教育学院
- 美术学院
- 雅典娜电影
- 研究副总裁
- 研究生学院
- 卫生科学与职业学院
- 图书馆
- 信息技术
- 传统骨科医学院
- 学生事务副总裁(包括辅助单位)
C组- 2017年6月23日截止
- 文理学院
- 工程学院
- 教务长
- 教学设计
- 财务及行政副总裁(包括辅助单位)
- 大学中央水池
- 区域校区(包括所有校区) & 中心)
请参考 预算计划与分析网站 查看更新后的2018财年预算时间表.
问题? 联系你的预算计划 & 分析联系方式或电子邮件 budgetplanning@俄亥俄州.edu.
财务系统改进:人力资源仪表板发布和即将进行的培训
金融系统增强(FSE)项目是计划于2017年11月推出的一系列举措的组合，其中包括重新设计账户表(COA)。, 一个新的财务审批工具和新的Oracle赠款会计模块, 并得到Oracle Business Intelligence (奥比)中增强的报告功能的支持.
人力资源(HR) 奥比仪表板已经开发完成，并于5月2日向FSE变革网络进行了演示, 准备在5月底或6月初开学. HR仪表板有多个页面用于各种查询和报告，包括员工信息, 缺乏管理, 预约信息 & 成本核算, 以及其他几个仪表盘页面，这些页面都是由来自校园各地的代表组成的试点小组审查的. 该仪表板的培训将通过视频和参考指南提供. 对人力资源仪表板的访问将由每个规划单位决定，一旦仪表板上线，有关培训资源和可用性的沟通将分发给受影响的用户.
预算规划和分析办公室将在5月提供一个可选的培训机会，帮助希望参与的单位考虑如何在当前的COA中进行不同的预算，为11月开始的新COA的平稳过渡做好准备. 除了, 培训将提供一个讨论2019财年预算流程的机会, 并帮助预算办公室确定如何调整模板, 工具, 以及支持2019财年规划进程的指导. 各规划组的代表已于四月二十六日收到登记参加的邀请.
每个月, 为了帮助准备即将到来的变化，金融系统增强的一个特点将被突出.
FSE亮点:COA结构，段和源段
会计结构图: COA结构确定您将如何计算事务. 将有两个结构:一个用于总分类账，一个用于“奖助金”,，其中包括内部奖项, 资本项目, 及赞助项目.
部分: 段是帐户字符串的组成部分. 每个段都有一个名称和定义的长度. 自然帐户是当前结构中的六位数字. 新的COA结构将由六个部分组成, 每个都有一个定义的段长度和一组可能的值.
源段
Source段是一个六位数的值，用于标识如何为事务提供资金, 按限制分类. 规划单位使用的源值一般属于两类之一:不受限制的业务和受限制的消耗品. 的来源, 重要的是要注意，限制是由捐助者或赞助者等外部方施加的. 源段值在所有规划单元中是相同的. 下一页显示了示例. Some sources in the examples are shown with XXXX as part of their number; the XXXX represents uniquely named values for specific gifts, 奖学金, 获奖项目, 等.
不受限制的操作 资金是指大学从运作中获得的资金，这些资金没有限制支出的“外部”限制. 其他例子包括:
- 大学在准捐赠基金中的捐赠收益被视为无限制捐赠分配.
- 大学的费用分配是通过独特的不受限制的来源收集和分配的.g.(资助、折旧、行政费用分摊).
| 段值 | 源名称 |
|---|---|
| 100000 | 普通基金(无限制) |
| 100500 | 无限制基金会捐献 |
| 100600 | 速度 |
| 104 xxx | 成本分配 |
| 13 xxxx | 无限制捐赠分配 |
指定的 资金是部门选择指定用于特定用途的不受限制的资金. 这些资金有时被称为“内部限制”.“指定基金按用途或用途分类.g.、研讨会、启动资金、内部奖励等.). 营业准备金(又称结转准备金)也被认为是指定资金.
| 段值 | 源名称 |
|---|---|
| 110000 | 无限制的资本支出 |
| 110100 | 研讨会/会议 |
| 110150 | 营地 |
| 112000 | 荣誉教程分配 |
| 1121XX | 内部奖励 |
| 1124XX | 启动配置 |
| 113000 | 成本分担基金 |
| 113600 | 联邦勤工俭学费用分担 |
| 115000 | 操作储备 |
受限制的消耗品 资金是指从有具体支出限制的外部各方收到的资金. 当捐赠者向基金会捐款时，他们通常会详细说明如何使用这笔资金:
- 如果赠与被指定为赠与, 捐赠是永久投资，捐赠分配/收益只能用于捐赠者的预期目的.
- 赠与可以全部使用，但必须按照赠与人的目的使用.
当赞助商与大学签订协议时, 赞助协议中规定了项目的范围和支出限制. 赞助基金按资金来源分类.g.，联邦，州，地方，私人资源等.)
| 段值 | 源名称 |
|---|---|
| 400000 | 国家拨款 |
| 42 xxxx | 受限制的礼物 |
| 43 xxxx | 养老分布 |
| 44 xxxx | 赞助项目 |
| 45 xxxx | 赞助经济援助 |
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