采购指南
下表旨在指导校园员工使用大学资金购买物品的允许方法. Unless otherwise noted, all purchases are subject to 报价范围. 单击每行开头的加号可以找到更多信息. 在可能的情况下, 给出了目标代码和商品代码，以帮助在newbb电子平台内创建请求BUY. Expenses paid on 基金会 funds are subject to 政策03.016.
大学开支指引 是为了提高效率而创建的吗, 减少单位之间的不平等, and ensure the public trust in the use of University resources.
| Type | Pcard付款 | 付款请求 | 采购订单类型 | 目标代码 | 商品编码 | 基金类型 | 评论 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 演员/艺人 | No | No | 简易服务协议 | 725030 | 444 | 大学基金会 | Contractual payments for non-员工 services as defined on the 简易服务合约表格[PDF]. 可能须课税 depending on aggregate payments in one calendar year. |
| 广告(合同) | No | No | 服务协议 | 711110-711155 | 584 | 大学基金会 | |
| 广告(无合同) | Yes | Yes | No | 711110, 711120, 711135 | 584 | 大学基金会 | 除非不需要合同. |
| 机库费 | No | Yes | No | 732520 | 63 | 大学基金会 | 支付 for aircraft rental space or parking. |
| 飞机降落费 | Yes | Yes | No | 718140, 718240 | 63 | 大学基金会 | |
| Airline 旅行 (individual or groups of 9 or fewer) | Yes | No | No | 718110, 718210 |
542 | 大学基金会 | 必须使用PCard或CTA卡. 购买商务机票时不能获得个人常旅客里程. 政策41.121 |
| 航空旅行包机(e.g. 游行110 /田径) | No | No | 服务协议 | 718115, 718215 |
542 | 大学基金会 | 受投标限额限制. 供应商提供的协议是必要的. 政策47.020 |
| Airline 旅行 Group (greater than 10 travelers) | No | No | 服务协议 | 718110, 718210 |
542 | 大学基金会 | 也可以使用CTA卡. 受投标限额限制. If booked outside of OU contracted travel management company, 供应商提供的协议是必要的. |
| 飞机/喷气燃料 | No | No | 非目录订单，毛毯 | 712210 | 63 | 大学基金会 | 首选使用多业务卡. |
| 奖项(员工认可/服务) | Yes | Yes | 目录,非编目 | 707060, 719220 | 3644 | 大学基金会 | 项目可能应课税. An Employee Awards Request form will need to be submitted. 政策40.011 |
| 奖项(官方成就奖) | Yes | Yes | No | 719240 | 3644 | 大学基金会 | 项目可能应课税. |
| 饮料-酒精(会议) | Yes | No | 非编目顺序 | 718520, 719110 | 528 | 大学基金会 | 是否只有在会议议程中明确列出并包含在注册费中才能支付. 只有与酒精有关的注册费中可识别的部分应按目标代码718520收费. For University conferences, may also be ordered through OHIO Catering. You must include the agenda with the billing. |
| 饮料-酒精(食品制备) | Yes | Yes | 非编目顺序 | 755100 | 528 | 大学基金会 | 用于餐饮/食品准备. |
| 饮料-酒精(大学活动) | Yes | No | 非编目顺序 | 718520 | 528 | 基金会 | 也可以通过俄亥俄餐饮订购. 无盐食品必须提供足够数量的客人. 政策24.001 |
| 饮料-酒精(大学客人) | Yes | Yes | 非编目顺序 | 718520 | 528 | 基金会 | Alcohol acceptable in moderation and must be incidental to a meal. 政策41.123 |
| 饮料-不含酒精(公共区域) | Yes | No | 非编目顺序 | 718510 | 528 | 大学基金会 | Must comply with your planning unit administrative guidelines. 包括瓶装水和咖啡. |
| 饮料-不含酒精(办公室使用) | Yes | No | 非编目顺序 | 718510 | 528 | 基金会 | Employees' daily consumption within the office. Must comply with your planning unit administrative guidelines. |
| 展位或展览空间(无合同) | Yes | Yes | 非编目顺序 | 711120 | 584 | 大学基金会 | 在校外预订座位 |
| 宽频互联网服务 | No | No | 服务协议 | 713440 | 444 | 大学基金会 | For off-campus University leased or owned buildings only. 必须有商业目的. If provided for 员工 housing, may be taxable to the 员工. |
| 商务会议 | Yes | No | 服务协议 | 718410 | 444 | 大学基金会 | 需要对所讨论的业务进行议程或清楚的描述以证明其真实性. Attendees and relationship to University must be identified. 不喝酒. 没有家庭. Must comply with your planning unit administrative guidelines. |
| 尸体 | No | No | 非编目顺序 | 712410 | 564 | 大学基金会 | 购买尸体的付款 |
| 运送或处理尸体 | No | No | 服务协议 | 725030 | 444 | 大学基金会 | Payment for delivery of cadaver to/from University |
| 手机/服务/WiFi/数据报销 | No | No | No | 不允许. 政策55.075 | |||
| 认证及授权费 | Yes | Yes | No | 719120 | 大学基金会 | 所要求的证书必须对履行工作职责和大学有直接的好处. 不受出价限制. 政策03.020 | |
| 慈善捐款 | No | No | No | 不允许 | |||
| 入籍考试 | No | No | No | 为大学工作的研究人员. 由于个人原因，不允许. | |||
| 云服务 | No | No | Yes | 请参阅下面的软件 | |||
| 通勤费用 | No | No | No | 不允许报销员工上下班的交通费. | |||
| Consultant Fees or Professional Opinion Fees | No | No | 服务协议 | 721010 | 444 | 大学基金会 | 受投标限额限制. |
| 版权费-无条款 | Yes | Yes | 非编目顺序 | 不同 | 大学基金会 | 根据目的选择目标代码，如教学用品712310等. | |
| 版权费用-附带条款 | No | No | 服务协议 | 不同 | 大学基金会 | 根据目的选择目标代码，如教学用品712310等. | |
| 软木塞的费用 | Yes | No | No | 718510 | 基金会 | 餐厅开酒费 | |
| 装饰(大学正式功能) | Yes | No | 非编目顺序 | 711630 | 542 | 大学基金会 | 政策42.501 |
| Decorations / 花 (for University Buildings) | Yes | No | 非编目顺序 | 719230 | 535 | 基金会 | 装饰必须是在公共区域. 政策42.501 |
| 滞期费(气瓶) | Yes | No | 非目录订单，毛毯 | 712460 | 大学基金会 | 罐/钢瓶的收费. This is considered a usage fee and not a rental. | |
| 折扣俱乐部会员 | No | No | No | 不允许. Examples: SAM's Club membership; United Airlines Red Carpet Club membership; Amazon Prime. | |||
| Charitable contribution/Donations in lieu of flowers | Yes | Yes | 非编目顺序 | 719230 | 基金会 | Only allowed for donation in lieu of flowers in memory of 员工, 员工的父母, 员工的孩子, 员工的配偶, 雇员的家庭伴侣, 学生, 或者是那些有业务关系的人. 50美元的限制. 对newbb电子平台基金会的捐款应由基金会会计处理. 如果需要向newbb电子平台基金会帐户捐款，请联系基金会会计的成员 | |
| 干洗/洗衣 | No | No | 非编目顺序 | 711610; 711640 | 532 | 大学基金会 | Charges for dry cleaning or laundering of costumes, linens, etc. 不包括干洗制服或其他个人物品的费用 |
| 学费减免 | No | Yes | No | 709710 | 大学基金会 | 在任何与newbb电子平台有互惠协议的学校就读. 可能须课税. 有关更多信息，请参见 教育福利. | |
| 在家娱乐 | Yes | No | No | 耗材只. Paper plates, plastic cups, disposable table cloths, etc. 与会者人数和菜单必须附上，以证明购买的食物. 包括传单、邀请函等. showing the date of the event and the purpose. Must comply with your planning unit administrative guidelines. | |||
| 对外就业服务 | No | No | 服务协议 | 722510 | 444 | 大学基金会 | Fees paid to outside independent businesses for providing labor. |
| 外部就业服务的执法和校园保安收费 | No | No | 服务协议 | 726010 | 444 | 大学基金会 | 支付 for law enforcement/security external to the University |
| 胶片冲洗/物料供应 | Yes | No | 非编目顺序 | 712310 | 404 | 大学基金会 | |
| 急救包(不含药物) | Yes | No | 目录的顺序 | 712510 | 529 | 大学基金会 | Not to be used for first response emergencies. In the event of an emergency, please call 911. |
| 航班保险(国内) | No | No | No | ||||
| 飞行保险(国际) | Yes | No | 服务协议 | 733110 | 542 | 大学基金会 | To protect in case of canceled flight -- foreign flights only. Proof of insurance is part of required substantiation. 政策41.121 |
| 花 | Yes | No | 非编目顺序 | 719230 | 542 | 基金会 | 慈善的关系, 学生或雇员住院治疗, 或者参加捐款人的葬礼, 员工, 或雇员的直系亲属. The definition of immediate family found in OHIO 政策40.030 适用于 to all 员工s in relation to condolence flowers. |
| 鲜花(学生葬礼) | Yes | No | 非编目顺序 | 719230 | 542 | 大学基金会 | 学生葬礼. |
| 食物及饮品(大学活动) | Yes | No | No | 不同 | 大学基金会 | 适用于为大学赞助的活动订购的食品和饮料(如披萨、三明治和非酒精饮料)，不涉及餐饮服务或合同. Must comply with your planning unit administrative guidelines. | |
| Food and Beverages (University Events/Catering) | No | No | 服务协议 | 不同 | 542 | 大学基金会 | 适用于在newbb电子平台校园或大学赞助的活动中提供的食品和饮料. Must comply with your planning unit administrative guidelines. 如果餐饮费用超过250美元，必须联系贝克大学中心的餐饮办公室吗. 政策47.015 |
| 汽油(大宗采购) | No | No | 毯子 | 714510 | 541 | 大学基金会 | |
| 汽油(私家车) | No | No | No | 不允许 | |||
| Gasoline (Rental Vehicle/University Vehicle) | Yes | 可以(只适用于非雇员) | No | 718120, 718220 |
大学基金会 | 以旅行身份租用车辆. 同意 will be used for the reimbursement request if paid out of pocket. Student reimbursements will be handled on the TER form. Non-员工s will be reimbursed through the 付款请求. | |
| 礼品卡/证书(供应品) | No | No | No | Purchase of gift card to later buy supplies is not allowed. | |||
| 礼品卡/证书(奖品) | Yes | No | 非编目顺序 | 719240 | 119, 3644 | 大学基金会 | 如以PCard购买，必须在不超过7天前购买，以便在保单规定的10天内证明. Name, 购买时需提供收款人的金额和签名作为证明，以及收据. Greater than $100 requires a W9 from the recipient. 收款人是否须课税. |
| Gift Cards / Certificates (Research Subjects) | Yes | No | 非编目顺序 | 719410 | 119, 3644 | 大学基金会 | 可以用预付研究经费购买吗. 如以PCard购买，必须在不超过7天前购买，以便在保单规定的10天内证明. Name, 购买时需提供收款人的金额和签名作为证明，以及收据. Greater than $100 requires a W9 from the recipient. 收款人是否须课税. |
| 礼物(离开) | No | No | No | 不允许 | |||
| 礼品(促销) | No | No | 目录的顺序 | 711120 | 119 | 大学基金会 | Must not exceed $100 per person per calendar year. 可能须课税. 请使用首选供应商Consolidus. 打印服务 may be able to provide some items. |
| Gifts (recipients have a relationship to the University) | Yes | Yes | 目录，非目录订单 | 719230 | 119, 3644 | 基金会 | 与本校有业务或晋升关系的应届毕业生或校外人士. Must not exceed $100 per person per calendar year. 可能须课税. 政策03.016 |
| 礼品(退休) | Yes | Yes | 目录，非目录订单 | 719210 | 119, 3644 |
大学基金会 *根据现行的大学开支指引，只可使用基金会的资金. |
Must not exceed $400 per person per calendar year. Must be awarded as part of a meaningful presentation.Cash, 现金等价物, 假期, meals, 住宿, 剧院或体育门票被认为是应税收入的雇员/退休人员. |
| 高尔夫郊游 | Yes | Yes | 非目录 | 718510 | 542 | 基金会 | 高尔夫郊游被视为社交性质，因此不允许使用大学资金. |
| 贺卡 | Yes | No | No | 719230 | 基金会 | 是否必须是与大学有业务关系的外部人员. | |
| 客人的外表 | No | No | 简易服务协议 | 725030 | 444 | 大学基金会 | Contractual payments for non-员工 services as defined on the 简易服务合约表格[PDF]. 可能须课税 depending on aggregate payments in one calendar year. |
| 节日聚会 | No | No | No | 不允许. | |||
| 酬金 | No | Yes | No | 719310 | 604 | 大学基金会 | Non-contractual payments to speakers less than or equal to $1,500. 可能须课税 depending on aggregate payments in one calendar year. 报酬形式 必须完成. |
| 酒店集团(10间及以上) | No | No | 服务协议 | 718150, 718250 | 542 | 大学基金会 | |
| 单人酒店(9间或更少房间) | Yes | No | 非编目顺序 | 718150, 718250 | 542 | 大学基金会 | 使用PCard或CTA卡，并经员工或代表同意. |
| 酒店网费 | Yes | Yes | 非编目顺序 | 718150, 718250 | 542 | 大学基金会 | 仅限商务旅行. 度假期间不允许收费. |
| 按雇员划分的房屋租约 | No | No | No | 员工必须获得津贴或报销，以支付住房费用. | |||
| newbb电子平台的住房租赁 | No | No | 服务协议 | 732510 | newbb电子平台 must be the lessee and proper 签名权限 适用于. | ||
| Immunizations - Administered by medical professional | Yes | Yes | No | 724010 | 必须有商业目的. 只支付所需的免疫接种费用. Employees may be reimbursed through 同意 for eligible expenses. | ||
| 独立承包人 | No | No | 简易服务协议/服务协议 | 725030 | 444 | 大学基金会 | See 独立的承包商 指导页面. |
| 检验费用 | Yes | Yes | 服务协议 | 717100 | 444 | 大学基金会 | 不受出价限制. Fees associated with fire safety, elevators, etc. |
| 保险费用 | No | No | 服务协议 | 733110 | 444 | 大学基金会 | |
| 采访餐 | Yes | Yes | 非编目顺序 | 718410 | 542 | 大学基金会 | 允许配偶参加面试. Employee spouse only allowed with business purpose. 每国税局, 如果你能证明个人存在一个真实的商业目的，那么一个真实的商业目的就存在. 附带的服务，如打笔记或协助招待顾客，是不够的. Must comply with your planning unit administrative guidelines. |
| 偿还钥匙按金 | No | Yes | No | 230600 | 大学基金会 | Housing is allowed to take apartment deposits that cover damage including keys; for all other departments, 请使用 部门重点要求与协议[关键词]. | |
| 后期费用 | No | Yes | PO | 不同 | 不同 | 大学基金会 | 部门需要在申请单上说明拖欠的原因. 必须遵循 俄亥俄州修订法典第126条.30 |
| 法律服务 | No | Yes | 服务协议 | 723510 | 444 | 大学基金会 | 只能由法务支付吗. |
| 合法的清算 | No | Yes | No | 723520 | 大学基金会 | 必须由法务部发起并经财务行政副总裁和税务合规经理批准. | |
| Limousine Services, Charter Shuttles, Car with Driver | No | No | 服务协议 | 718120, 718125, 718130, 718220, 718225, 718230 | 444 | 大学基金会 |
Any ground transportation greater than three (3) passengers, 提前安排, 需要合同和附加保险. 现场打车服务，一次不应超过3(3)名学校员工. |
| 主要医疗，眼科护理和人寿保险 | No | No | No | 不允许. 政策41.010 | |||
| Meals (Personal-Non 旅行 or Same Day 旅行 | No | No | No | ||||
| 体检/服务(学生运动员) | No | Yes | 不同 | 529 | 大学基金会 | 只适用于学生运动员. | |
| 医疗服务 | No | Yes | 服务协议 | 724010 | 444 | 大学基金会 | Examples include blood alcohol tests, or 员工 drug testing. |
| 医药/药物 | No | No | No | Medicine not purchased by Hudson Health Center, HCOM, 校园娱乐, 体育训练, 或者批准的研究. 来自安全和风险管理的指令:不允许OTC可食用药物的原因-(1)不能保证不被篡改(2)药物过期且不总是被移除或替换(3)可能发生过敏反应. | |||
| 会籍及会费(市民会) | Yes | Yes | No | 719120 | 基金会 |
仅限总裁及高级. 行政人员(教务长、副校长和院长). 可能须课税. 仅限文娱会. 社交俱乐部是不允许的. |
|
| Memberships and Dues (Professional Organizations) | Yes | Yes | No | 719120 | 大学基金会 | 只有在有商业理由的情况下，才应该购买多年会员资格. 政策03.020 | |
| 纪念礼物 | Yes | Yes | 非编目顺序 | 719230 | 537 | 基金会 | $100 limit for a tangible item in lieu of flowers. Only allowed one tangible item per occurrence. Only allowed in lieu of flowers in memory of 员工, 员工的父母, 员工的孩子, 员工的配偶, 雇员的家庭伴侣, 学生, 或者是那些有业务关系的人. |
| 音乐下载 | No | No | No | 不允许. | |||
| 停车罚单 | No | No | No | 不允许. If issued internally, contact 停车 Services for resolution. 政策47.001 | |||
| 护照 | Yes | Yes | 非编目顺序 | 718240 | 542 | 大学基金会 | 因公出差. |
| 坪证(参观团体) | No | No | 内部计费授权 | 780250 | 大学基金会 | Not taxable for non-degree 学生 groups with a business purpose. | |
| 打印服务 | No | No | 服务协议 | 不同 | 536 | 大学基金会 | 所有印刷服务的要求将提交给印刷服务. 如果印刷服务不能满足订单的需要，可以使用外部供应商. 政策55.035. 请使用solidus促销项目. |
| Professional Services (Architects or Engineers) | No | No | 服务协议 | 725010 | 444 | 大学基金会 | |
| Professional Services (external to the University) | No | No | 服务协议 | 725030 | 444 | 大学基金会 | 包括专业培训服务. |
| 专业服务(俄亥俄评论作家) | No | No | 简易服务协议 | 725030 | 444 | 大学基金会 | 如果支付是按每页的金额计算, it is not an Honoraria and is considered a professional service. |
| 出版费用 | Yes | Yes | 服务协议 | 711320 | 444 | 大学基金会 | 支付期刊出版费用. |
| 辐射监测薄膜徽章 | No | No | 目录/非编目顺序 | 712410 | 529 | 大学基金会 | 如果可能，使用首选供应商. |
| 标记 | Yes | No | 非目录订单，毛毯 | 719230 | 542 | 大学基金会 | 只供个别雇员租用. 部门允许的采购和所有权必须由部门保留，以便在需要时借给员工. |
| 裁判员、裁判员、体育官员 | No | No | No | 必须使用arbitrorpay吗 | |||
| 参与费用 | No | Yes | No | 719410 | 大学基金会 | This refers to payments directly to research subjects, 研究参与者, 标准化患者和人类受试者. | |
| 消毒用品 | Yes | No | 目录的顺序 | 714110 | 535 | 大学基金会 | Items for sanitizing hands, work and public areas. |
| 保证金(房屋) | No | No | No | 不允许 | |||
| 运送物品到家庭住址 | No | No | No | Shipping any items to home address is not allowable. If there is a business purpose to ship to a remote work site, an exception must be obtained prior to purchase. | |||
| 社交聚会/派对 | No | No | 服务协议 | 718510 | 444 | 基金会 | 一定不经常. 可能包括家庭. 不允许个人聚会. Must comply with your planning unit administrative guidelines. |
| 软件 | No | No | 服务协议 | 不同 | 444 | 大学基金会 | All purchases need reviewed by OIT for security and accessibility. 采购 must review all user or license agreements. 包括在线服务订阅、网站托管、数据存储和云服务. |
| 空间加热器 | No | No | No | 不允许，因为 政策44.105. 所有购买空间加热器的请求必须提交给设施管理部门. | |||
| 超速罚单 | No | No | No | 不允许. 包括任何机动车违规行为. | |||
| 赞助 | No | No | 服务协议 | 711110 | 444 | 大学基金会 | 应该只做广告吗. |
| Subscriptions-Online软件 | No | No | 服务协议 | 请参阅上面的软件 | |||
| Subscriptions-Periodicals | Yes | Yes | 非编目顺序 | 713620 | 525 | 大学基金会 | Professional periodicals delivered to an OHIO address. 对于超过一年的订阅，个人将不会得到任何补偿. |
| 临时客住屋 | No | No | 服务协议 | 718150 | 444 | 大学基金会 | 访问教授、学者等. 可能须课税. |
| Tickets (Athletic / Entertainment / Social Events) | Yes | Yes | 非编目顺序 | 718510 | 542 | 大学基金会 | 必须是为了娱乐个人与商业或慈善关系. 可能须课税. University events may be paid on University funds. |
| 门票(部门聚会) | Yes | No | 非编目顺序 | 718510 | 119, 3644 | 基金会 | 可能须课税. 不常与家人聚会. |
| Towing | Yes | Yes | 717100 | 542 | 仅供交通及停车服务使用，个人车辆不可使用. 政策47.001 | ||
| 培训/会议 | Yes | Yes | 719130 or 719110 | 607 | 教育相关注册. 不支付专业培训服务费用. | ||
| 旅游及娱乐(配偶) | No | No | 非编目顺序 | Use appropriate code for domestic or foreign travel | 542 | 大学基金会 | 需要事先批准. 必须有明确的商业目的. 政策41.121 |
| 公用事业公司 | No | No | 总订单 | 不同 | 135 | 大学基金会 | Telephone, electricity, gas, water, cable, etc. |
| Visas | Yes | Yes | 非编目顺序 | 718240 | 530 | 大学基金会 | 可能须课税. 不允许 for permanent resident status applications. Those coming to the University should check with 国际学生和教师服务. |