1. 目的

   本政策描述了在何种条件下购买必须进行竞争性投标, 并详细说明了相应的政策和程序.

   适用于此政策的例外情况(例如.g., 图书馆采办, 购买食物, 和土地, 空间, 及楼宇购置)，详情载于《newbb电子》的“规划”一节 55.003, 采购权限:供应商选择, 个人购买, 土地及楼宇征收, 利益冲突."

2. 计划

   1. 报价范围

      竞争性招标使大学能够为任何购买寻求最佳价值. 采购和承包办公室必须对任何单笔采购的货物进行竞争性投标，以获得25美元的付款,000或更多, 给一个供应商, 在某一财政年度内. 进一步, 它必须以同样的方式竞标任何一项将导致支付50美元的服务或工程,000或更多, 给一个供应商, 在某一财政年度内. 然而, 在下列情况下，采购和承包办公室可以对任何采购进行竞争性投标, 在它的判断中, 为大学带来更大的价值和利益.

   2. 定义

      以下术语在本保单中使用，其含义如下:

      1. 商品: 任何有形产品. 包括现成的计算机软件和实用程序.

      2. 服务: 任何由专门为大学进行的劳动而产生的可交付物——无论是体力劳动还是智力劳动. 服务包括维修工作, 咨询, 维护, 数据处理, 定制软件设计或编码, 等.

      3. 建设: 一个项目，包括生产一个完整的和可用的设施所需的所有工作, or to remodel or restore an inadequate or damaged facility; includes excavation, 建筑, 安装, 景观, 等.

   3. 结合商品和服务的购买

      如果一次购买包括商品和服务, the entire purchase will be treated as being in the category of the greater percentage of the cost; for example:

      1. 购买视听套件包括供应商的设计和安装工作, 然而, 90%的开支用于视听设备, 计算机设备, 和软件. 这次购买，就其整体而言，将被视为购买 货物.

      2. 聘请顾问来确定校园是否需要小部件. 购买两个示例小部件是费用的一部分, 但是85%的费用用于研究, 审查, 和报告. 这次购买，就其整体而言，将被视为购买 服务.

      采购事务主任将决定在任何边界情况下哪种类别是合适的.

3. 招标程序工具

   采购和承包处采用下列程序对采购进行竞争性投标:

   1. 招标书(IFB)

      当所需要的商品或服务定义明确并代表高价购买时，就会向潜在投标人发送正式的意向书. 要求密封响应. 这个过程通常需要三到八周.

   2. 征求建议书(RFP)

      一个正式的, 密封RFP是发送给潜在投标人时，所需的货物或服务是高美元, 复杂的, 没有完全定义. 要求密封响应. 这个过程通常需要三到八周.

   3. 申请报价(RFQ)

      在非正式流程中，将一页表单发送给供应商. 密封响应不是必需的. 用于购买较低的美元，明确的商品或服务. 这个过程通常需要一到两周的时间.

   4. 口头，电话或电子邮件报价

      快速购买价格低廉、定义明确的商品或服务的非正式过程. 这个过程通常需要一到三天.

4. 招标条件

   如果满足下列任何一项条件，采购和合同办公室将对拟议采购进行投标:

   1. 如上述计划部分所述，采购超出了投标限制. 投标要求可以通过专门为该采购运行的采购办公室竞争性投标流程来满足, 或参考采购办公室通过先前投标程序授予的现有合同, newbb电子平台校际委员会, 俄亥俄州, 或者选择购买财团.

      一次采购不得为逃避投标程序而分割.

   2. 部门或工作人员要求竞争性投标. 任何部门或职员均可提出此要求, 不管购买金额是多少.

   3. 采购办公室的判断是，通过竞争性招标程序将为大学提供最好的服务.

5. 投标要求的例外情况

   如果购买的性质是这样，投标将是不可能的或非常不切实际的, 要求超过投标限制采购的部门可以要求放弃竞争性招标. 如欲申请豁免，本署应:

   1. 在申请书正文处注明:“附上豁免书的要求”

   2. 附上价格的书面确认书.

   3. 使用 申请豁免表格 解释有关要求的情况及理由.

   有关投标豁免的进一步细节, 以及有关所需授权签名和相关美元限额的具体信息, 可在以下网址浏览: http://www.俄亥俄州.edu/finance/purchasing/request-for-proposal-guidelines.

6. 没有正式投标就购买

   尽管一项采购可能在投标限额之内或以其他方式免于正式的竞争性投标程序, 应尽一切努力，通过以下方式获得购买的最佳价值:

   1. 使用采购和合同办公室的服务:向合适的买方提供有关价格和质量需求的信息. 请买家通过联系几个来源为你找到最合适的价值.

   2. 自己比价购物:通过网络搜索来寻找商品的来源, 与同事交谈, 使用参考资料，如托马斯登记册(在图书馆或在 http://www.thomasnet.com/)，或致电采购及合约局寻求建议. 一旦你熟悉了几个资源, 联系销售或客户服务代表, 或者查看供应商的网站, 比较价格, 质量, 和可用性.

评论家

本政策的修订建议应由以下人员进行检讨:

1. 总统

2. 教务长

3. 内阁

4. 财务和行政副总裁

5. 财务助理副总裁

6. 采购服务总监

7. 政策及程序检讨委员会

表格、参考资料和历史

1. 形式

   以下表格适用于本保单:

   1. 申请豁免表格可于以下网址索龋 http://www.俄亥俄州.edu/finance/forms.