19.054:设备库存控制
Approved
June 21, 2017
Julie Allison |财务助理副总裁
Deborah Shaffer |财务副总裁 & Administration
大卫·德斯库纳|临时总统
-
Overview
本方针建立了记录、识别和问责的程序:
1. 大学拥有的可移动设备项目,每项最低成本为5000美元,使用寿命超过一年. 这包括捐赠物品和用大学资金、赠款或礼物购买的物品(绿色标签物品);
2. 赞助商拥有的设备(红色标签项目)符合“联邦采购条例”(FAR)和“统一指导”(UG)。.
-
Responsibilities
设备问责的责任分配给适当的管理员(在学术领域是这样), typically the department chair; school center or institute director; or dean). 在这个政策的其余部分, “部门”将用于指行政或学术领域的责任及其负责的领导人.
各部门负责对设备库存记录的准确性进行认证,绿色标签项目每两年一次,红色标签项目每年一次.
财务部门有责任保持适当的设备记录,并确保所有符合本政策标准的设备项目都通过分配标签编号来识别.
-
部门必须报告设备状态的变化
设备状态的变化必须由负责设备的部门报告给财务部门. 为此,应使用设备状态变更表. 状态变化发生时要报告.
状态变化的例子:
-
Stolen
-
Scrapped (i.e.,送校园回收)
-
Traded in
-
退回给供应商
-
由于组织重组被调到其他部门
-
移交给其他负责人
-
搬迁到不同的房间或建筑
所有被认为是多余的设备都要联系移动和剩余部门处理.
-
-
使用校外设备
带标签的设备只有在获得院系许可的情况下才能搬离校园. 带离校园的设备必须在学校工作人员的监督下使用. 将设备带离校园前,必须填写设备带离申请表,并将申请表副本寄给财务部门, 当设备还回来的时候.
-
Audits
设备库存将由外聘审计员定期审计, 内部审计师和大学会计人员. 因此,所有影响移动设备的交易都必须妥善记录.
-
Procedures
设备库存控制程序载于下列网站:
Reviewers
本政策的修订建议应由以下人员进行检讨:
-
Controller
-
CFAO's
-
Faculty Senate
-
Deans