征求建议书指引
请求建议书(rfp)和请求报价(RFQs)允许对任何商品进行公开投标, 服务, 超过招标限额的建设项目. 这使得大学可以通过选择能够最有效地满足需求的供应商来降低成本. 招标过程必须透明，并符合所有州和联邦规定概述的公共机构. 这一过程将使供应商有平等的机会竞标newbb电子平台的业务，并了解中标的选择标准. 一旦授予该奖项，涉及该过程的所有文件都将成为公开记录.
报价范围
投标限制是按每年、每个供应商计算的. 很少有例外, 所有超过下列投标限额的采购必须进行竞争性投标:
- 商品和服务: $50,000
- 建设: $250,000
大学保留了一份已与之谈判合同的首选供应商名单. 对于这些供应商，招标将不需要，无论美元金额.
报价流程
如果一个项目不是投标豁免的候选项目, 或者投标豁免被拒绝, 该项目将进行竞标. 采购商品经理将在整个过程中与各部门合作.
大学部门需要:
- 提供供应商名单邀请参与
- 提供有关该商品或服务需求的历史和当前信息
- 提供商品或服务的完整范围和描述
- 项目开始和结束日期
- 期望合约长度
- 项目目标、目的、任务和可交付成果
- 提供具体的提案评估标准
- 为RFP提供需要满足的具体需求
- 标前会议日期
- 行业认证或执照
- 系统的兼容性
- 确定遴选委员会成员
- 以委员会形式开会，确定计分表标准及其权重
- 从校园伙伴那里寻求更多的意见
- 资讯科技署
- 俄亥俄州运输服务公司
- 房地产及契约
- 研究和赞助项目办公室
- 环境健康与安全
- 概述审查过程和时间表
- 审核并批准RFP草案
大学代表必须避免与参与投标过程的供应商讨论投标. 他们可以相互作用来进行正常的业务.
采购服务将:
- 与部门合作制定RFP
- 时间轴
- 当前信息和详细范围
- 计分表标准
- 向俄亥俄州公共采购门户网站发布RFP
- 创建一个附录，在必要时添加其他信息
- 将所有正式问题合并成一份文件，提供给各部门以供其解答
- 在俄亥俄州的公共采购门户网站上发布问题的答案
- 在截止日期之后下载所有回复, 审查每个响应以确保RFP可交付成果的完整性, 并与评选委员会分享
- 联络遴选委员会讨论:
- 投标响应
- 委员会评分
- 哪些建议可以不考虑
- 哪些提案将被考虑进入决赛
- 安排与入围者的演讲(如果适用)
- 联系选拔委员会，如果有演讲，讨论:
- 哪个演讲最受欢迎
- 第二轮计分
- 是否要求最佳和最终报价(BAFO)
- 哪位入围选手是中标者
- 准备并向采购事务主管提出正式建议
- 经管理层批准后，向中标人发出授标意向通知
- 此时，部门与投标人之间的沟通可能会恢复
- 未中标的投标人将在中标意向通知送达中标人后得到通知
- 如果协议是必要的, 合同服务部将与供应商就合同细节进行谈判
- 一旦合同已经完全执行，采购订单已经发出, RFP过程被认为是完整的，产品交付或服务可以开始
豁免
负担能力和效率特别工作组的任务规定，大学成员必须在大学合同存在的情况下采购商品和服务. 豁免 from this mandate may be approved in extenuating circumstances; however, 此类豁免必须向董事会和俄亥俄州州长办公室报告. 要获得豁免投标资格，必须满足以下所有条件:
- 您要求从没有与学校签订合同的供应商处购买商品或服务，而大学持有已公布的协议(插入url).
- 您要求的购买量大于出价限制.
- 应该考虑整个购买的金额，而不是单个物品的价值.
- 购买可能 不 分割的主要目的是为了避免投标要求.
- 所选供应商尚未签订合同.
豁免是否会获批，视乎在 豁免竞投申请[Excel]. 豁免可能获批准的原因包括:
- 供应商是该产品的唯一来源
- 艺术作品
- 专用物品(专用科学设备), 研究的连续性, 不可否认的兼容性要求)
- 专门服务(供应商具有提供所需服务的独一无二的能力的领域)
- 不寻常的、不常见的二手设备
- 该项目将附加到现有的设备，必须是兼容的
- 此次购买是对现有软件的升级
- 因为不可预知的紧急情况, 没有时间投标(需要立即开始维修重要设备以满足紧急需要)
- 该项目是现有赠款或联合协议的一部分，其中定义了特定项目和供应商
重要的是要提供文件与您的投标豁免请求. 如果放弃请求的理由或文件不充分，请求可能会被拒绝.
我们敦促各部门记住，在采购超出投标限制的货物或服务之前，未要求豁免投标是违反大学采购政策的. 在这种情况下，应立即联系采购服务部门，以建立紧急投标豁免请求. 由于大学和供应商之间没有建立正式协议, 请求可能会被拒绝, 把费用的责任留给请求者.